Regulamin Mediów na Śląskich Dniach Fantastyki w roku 2024

Podstawowe pojęcia

1. Niniejszy dokument reguluje stosunki między podmiotami o działalności informacyjnej, opiniotwórczej lub publicystycznej (zwanymi dalej Mediami lub Redakcjami), a Organizacją Śląskich Dni Fantastyki w roku 2024 (zwaną dalej Organizacją). Regulamin Mediów ma charakter uszczegóławiający względem głównego regulaminu wydarzenia i nie zwalnia z jego przestrzegania.
2. Przez Patronat Medialny rozumie się szczególny charakter współpracy jednoznacznie zaoferowany przez Organizację. W kwestiach nieuzgodnionych z Organizacją Patron podlega zobowiązaniom wynikającym z niniejszego regulaminu.
3. Akredytacja medialna jest osobnym rodzajem akredytacji. Udziela się jej Mediom po akceptacji przez Organizację. Zakres udzielanych uprawnień jest tożsamy z uprawnieniami Uczestnika.
4. Relacja to forma trwałej (tj. widocznej nie krócej niż przez 30 dni) publikacji internetowej związanej z wydarzeniem, zawierająca minimum 50 zdjęć i/lub w formie treści nie krótszej niż 4000 znaków ze spacjami. Organizacja może poprosić o modyfikację lub usunięcie relacji bez podawania przyczyny. Usunięta relacja nie jest wliczana do relacji obowiązujących Redakcję.

Zgłoszenia

1. Redakcja ubiegająca się o akredytację medialną, jest zobowiązana do wypełnienia formularza zgłoszeniowego Mediów zamieszczonego na stronie wydarzenia (https://www.sdf.org.pl/) najpóźniej 29.02.2024 do godziny 23:59. Po tym czasie wnioski nie będą przyjmowane.
2. W wypełnionym formularzu muszą znajdować się następujące informacje:

• Nazwa Redakcji 
• Dane kontaktowe osoby decyzyjnej: adres mailowy i numer telefonu
• Link do strony WWW/Fanpage
• Zakres działań
• Zasięgi/Liczba subskrypcji/Liczba polubień
• Imię i nazwisko akredytowanego oraz jego funkcja w redakcji.

Dodatkowe informacje/linki do publikacji poszczególnych osób będą działać na korzyść wniosku.

Wniosek nie zawierający którejś z tych informacji, może zostać odrzucony. Wnioski zawierające informacje fałszywe będą od razu odrzucane.

1. W przypadku odrzucenia wniosku organizator nie ma obowiązku podania przyczyny.
2. W przypadku akceptacji wniosku, Redakcja jest zobowiązana:
   • sporządzić relację, fotorelację i/lub wideorelację z wydarzenia podczas jego trwania.
   • publikować treści (relacje, wideo itp.) stworzone podczas wydarzenia na swojej stronie/mediach społecznościowych/Fanpage/itd. do 14 dni po zakończeniu wydarzenia. W razie zmian co do tego terminu taka Redakcja powinna uzgodnić to bezpośrednio z organizatorem ds. mediów,
   • do publikowania na swojej stronie, mediach społecznościowych, Fanpage lub innych środkach masowego przekazu informacji dotyczących samej imprezy, atrakcji na niej się odbywających oraz gości przybywających na imprezę (min. 1-2 posty/artykuł na 14 dni). Dni na publikację są naliczane od momentu otrzymania informacji o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o akredytację medialną. Ostatnia publikacja pojawić się może maksymalnie 13.04.2024.
   • do zrealizowania innych treści, o których wspomniano w trakcie korespondencji,
   • przed publikacją do uzyskania zgody na publikację materiałów dotyczących wydarzenia,
   • wprowadzenia ewentualnych poprawek i zmian w relacji zleconych przez Organizatora,
   • przesłania Organizacji adresu URL publikowanych relacji wraz z datą publikacji.

 

1. Redakcja upoważnia także Organizację Śląskich Dni Fantastyki oraz osoby z nią współpracujące do wykorzystywania w celach promocyjnych i reklamowych treści oraz dzieł stworzonych przez taką osobę (lub redakcję) podczas imprezy.
2. Każda Redakcja ma prawo zgłosić maksymalnie 3 osoby we wniosku akredytacyjnym. Zależnie od wielkości Redakcji, zasięgów, ilości polubień, subskrypcji, ale także ilości wniosków o akredytację medialną, organizator będzie przydzielał liczbę wejściówek: 1, 2 lub 3 akredytacje na Redakcję.
3. Organizator może wydać dodatkowe akredytacje medialne, jeśli uzna to za stosowne.
4.  Wnioski akredytacji medialnej zostaną rozpatrzone najpóźniej do 29.02.2023.
5. O otrzymaniu akredytacji przez kolejno wymienione osoby we wniosku złożonym przez redakcję będzie zależeć: kolejność ich wymienienia (pierwsza wymieniona osoba ma największą szansę otrzymania akredytacji itd.), ich funkcja oraz ich portfolio. Organizator zastrzega sobie prawo wyboru osoby z redakcji, której przyzna akredytację.
6. Akredytacje medialne należy odebrać w punkcie akredytacyjnym podczas wydarzenia tj. 13 kwietnia 2024 w godzinach od 8:00 do 20:00 i 14 kwietnia 2024 od 8:00 do 12:00.

Kwestie organizacyjne

1. Jeżeli Redakcja wyraża chęć przeprowadzenia wywiadu z Organizacją lub Gośćmi, powinna poinformować Organizatora ds. mediów minimum 7 dni przed rozpoczęciem imprezy, jeśli wywiad ma mieć miejsce w jej trakcie.
2. Organizacja może poprosić o modyfikację lub usunięcie relacji bez podawania przyczyny. Usunięta relacja nie jest wliczana do relacji obowiązujących Redakcję.
3. Zanim relacja zostanie opublikowana, jej wersja robocza powinna zostać przekazana Organizatorom (Działowi Marketingu). Po zaakceptowaniu relacji redakcja jest zobowiązana do opublikowania jej bez wprowadzania zmian, o których Organizator nie będzie wiedział. 
4. Jeżeli Redakcja nie wywiąże się z nałożonych nań zobowiązań opisanych w pkt. 8., musi opłacić koszt akredytacji dwudniowej. Dane do przelewu: 

Śląski Klub Fantastyki, ul. Górnika 5, 40-133 Katowice, PKO BP o/Katowice 02 1020 2313 0000 3202 0114 6588.

1. W przypadku nieprzestrzegania przez Redakcję powyższego regulaminu lub regulaminu ogólnego imprezy Organizator ma prawo ją wydalić z terenu imprezy. Osoba wydalona z imprezy będzie musiała ponieść koszty akredytacji dwudniowej.
2. Wszelkie kwestie sporne będą rozstrzygane na korzyść Organizatora. 
3. Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji regulaminu bez uprzedniej informacji.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystywania materiałów przygotowanych przez patronów medialnych/media otrzymujące akredytację medialną do celów marketingowych bez powiadamiania o fakcie danych podmiotów/osób. 
5. Organizator informuje, iż wszelkie udostępniane informacje oraz prawo do wykorzystania wizerunku czy znaków ŚDF ma na celu sprawne zrealizowanie założonych celów regulowanych niniejszym dokumentem (opisane w pkt. 8).
6. W razie pytań, proszę kierować je na adres mailowy: sdf.media@skf.org.pl